Integritetspolicy
Behandling av personuppgifter
Denna dag, 2018-05-24 har följande policy upprättats för HPY Food AB (”Happy Food”).
1. Bakgrund
Vi behandlar dina personuppgifter främst för att följa och uppfylla ingångna avtal om leverans av mat och fullfölja våra förpliktelser mot dig samt för att kunna fullgöra och administrera våra rättsliga skyldigheter och krav enligt lag. Vi behandlar inte fler personuppgifter än vad som behövs för ändamålet, och vi strävar alltid efter att använda de minst integritetskänsliga uppgifterna.
Vi behöver också dina personuppgifter för att ge dig bra service och information om våra tjänster.
Behandling av anställdas och före detta anställdas personuppgifter regleras särskilt i en intern policy.
2. Syfte
Vi värnar om din integritet. Du ska kunna känna dig trygg när du anförtror oss dina personuppgifter. Därför har vi upprättat denna policy som utgår från gällande dataskyddslagstiftning och förtydligar hur vi jobbar för att ta tillvara dina rättigheter och din integritet.
Syftet med den här policyn är att du ska få veta hur vi behandlar dina personuppgifter, vad vi använder dem till, vilka som får ta del av dem och under vilka förutsättningar samt hur du kan ta tillvara dina rättigheter.
3. Riktlinjer
Vilka personuppgifter behandlar vi?
Vi behandlar endast personuppgifter när vi har laglig grund. Vi behandlar inte personuppgifter i annat fall än när de behövs för att fullgöra förpliktelser enligt avtal och lag eller när vi har stöd i en intresseavvägning eller har inhämtat samtycke. Här följer exempel på personuppgifterna vi behandlar:
- Namn
- Adress
- E-postadress
- Telefonnummer
- Användarnamn
- Betal- och kreditkortsnummer och andra bankrelaterade uppgifter
- Uppgifter om behov av specialkost
- Uppgifter som du självmant och frivilligt uppger
Känsliga personuppgifter
Vi behandlar uppgifter om specialkost så som t.ex. barns allergier, laktos- och glutenintolerans m.m. Detta är uppgifter som kan röra hälsa, sjukdom och religion och därmed utgör så kallade känsliga personuppgifter utifrån etiska och religiösa ställningstaganden. Behandling av personuppgifter som är att anse som känsliga görs restriktivt och med iakttagande av sträng sekretess. Happy Food behandlar denna typ av uppgifter om barn på uppdrag av våra kunder, så som förskolor och skolor.
Hur får vi tillgång till dina personuppgifter?
Vi får i första hand tillgång till dina personuppgifter genom att du själv uppger dem till oss i samband med att du köper våra produkter. Vi kan även få tillgång på följande sätt:
- Uppgifter som du tillhandahåller oss direkt
- Uppgifter som registreras när du besöker vår hemsida
- Uppgifter som vi får när du anmäler dig till våra föreläsningar, kurser, utbildningar eller seminarier
- Uppgifter som vi får när du anmäler dig till nyhetsbrev och andra utskick
- Uppgifter som vi får när du svarar på enkäter och undersökningar
- Uppgifter som vi får när du kontaktar oss, söker anställning hos oss, besöker oss eller på annat sätt tar kontakt med oss
- Uppgifter som våra kunder (privatpersoner, skolor och förskolor) lämnar till oss
På vilka sätt och med vilken grund behandlar vi dina personuppgifter?
När du har ingått ett avtal med oss avseende köp av våra produkter behandlar vi dina personuppgifter med stöd av avtalet för att vi ska kunna leverera våra produkter till dig och för att uppfylla vår del av avtalet. I de fall vi träffat avtal med t.ex. en förskola eller skola om att leverera mat till förskolebarn och elever behandlar vi i vissa fall barnens och elevernas personuppgifter för att kunna uppfylla vårt åtagande gentemot våra kunder och för att kunna leverera anpassad kost.
Vi behandlar även personuppgifter med stöd i lag, s.k. rättslig förpliktelse, såsom t.ex. krav enligt bokföringslagen.
I vissa fall behandlar vi även personuppgifter med stöd av s.k. intresseavvägning. Detta sker främst för att administrera avtal som ingås med företag eller andra juridiska personer och för informationssyften.
Vilken information ger vi till dig?
När vi samlar in dina personuppgifter för första gången kommer vi att informera dig om hur vi har fått tag i personuppgifterna, vad vi kommer att använda dem till, vilka rättigheter du har enligt dataskyddslagstiftningen och hur du kan ta tillvara dessa. Detta sker i praktiken genom hänvisning till denna policy. Du kommer också att bli informerad om vem som är ansvarig för personuppgiftsbehandlingen och hur du kan kontakta oss om du har frågor eller behöver lämna en begäran eller förfrågan som avser dina personuppgifter och/eller rättigheter.
Behandlas dina personuppgifter på ett betryggande sätt?
Vi har rutiner och arbetssätt för att dina personuppgifter ska hanteras på ett säkert sätt. Endast personer som behöver personuppgifterna för att utföra sina arbetsuppgifter och Happy Foods åtaganden ska ha tillgång till personuppgifter.
Våra säkerhetssystem är utvecklade med din integritet i fokus och skyddar i mycket hög grad mot intrång, förstöring samt andra incidenter som kan innebära en risk för din integritet. Vi har avtal med våra IT-leverantörer rörande IT-säkerhet för att säkerställa att dina personuppgifter behandlas säkert.
När lämnar vi ut dina personuppgifter?
Vi överför inte personuppgifter till tredje part i andra fall där vi har uttryckligt stöd i avtal eller annan rättslig grund i denna policy och vi överför aldrig personuppgifter utanför EU/EES.
I vissa fall överförs personuppgifter till våra underleverantörer för t.ex. uppföljningsändamål samt för lagring. Se mer om personuppgiftsbiträden i punkt 5 nedan.
Rutiner för gallring
Vi sparar dina personuppgifter så länge det är nödvändigt för att uppfylla avtalet med dig och bevaka våra rättigheter eller där vi har stöd i lag eller i riktlinjer samt i enlighet med de instruktioner vi får från våra kunder (skolor och förskolor). Vi kommer i övrigt att radera personuppgifter på sätt som följer av tillämplig lagstiftning. Vi sparar aldrig dina personuppgifter längre än sex månader från det att du upphört att ta del av våra tjänster och produkter.
4. Dina rättigheter
Återkalla samtycke
Du har när som helst rätt att återkalla ett lämnat samtycke till viss behandling. Vi kommer då inte längre att behandla sådana personuppgifter eller inhämta nya och alla uppgifter om dig som vi behandlat med stöd av samtycket, raderas.
Om du vill återkalla ditt samtycke till vår behandling av dina personuppgifter kan du kontakta oss på via de kontaktuppgifter som framgår i punkt 6 nedan.
Begäran om rättelse eller radering
Du har rätt att begära att dina personuppgifter rättas eller raderas. Du har även rätt att begära att behandlingen av dina personuppgifter begränsas eller att invända mot sådan behandling på sätt som följer av dataskyddsförordningen eller nationell integritetslagstiftning. Efter en sådan begäran prövar vi om det finns skäl för sådan ändring.
Begäran om registerutdrag
Du har rätt att begära utdrag från Happy Food och våra register/system i vilka personuppgifter om dig behandlas och i sådant utdrag få besked om vilka personuppgifter om dig som Happy Food behandlar och hur vi behandlar dessa.
Om du har frågor kring behandlingen av personuppgifterna eller om du upplever att dessa är felaktiga, vill begära rättelse, radering, begränsning eller vill invända mot behandlingen vänligen kontakta oss enligt punkt 6 nedan.
Integritetsskyddsmyndigheten
Datainspektionen är tillsynsmyndighet för behandling av personuppgifter och dataskydd i Sverige. Du har rätt att inge klagomål kring behandling av personuppgifter till Datainspektionen. Kontaktuppgifter till Datainspektionen återfinns på www.datainspektionen.se.
5. Personuppgiftsansvarig och våra biträden
Happy Food är personuppgiftsansvarig, vilket innebär att vi är ansvariga för hur dina personuppgifter behandlas och att dina rättigheter tas tillvara.
Happy Foods personuppgiftsbiträden kan tas del av vi förfrågan.
Happy Food säkerställer alltid genom personuppgiftsbiträdesavtal eller annan skriftlig dokumentation att våra personuppgiftsbiträden behandlar personuppgifter i enlighet med denna policy.
6. Kontaktuppgifter
Personuppgiftsansvarig: HPY Food AB, org.nr 556768-1720
Adress: Björkgatan 73, 753 23 Uppsala (under 2022)
Anna Fabris gata 11, 75454 Uppsala (från 2023)
Telefonnummer: 018-71 20 20
E-postadress: info@happy-food.se